JEDZ, jak wypełnić krok po kroku

Formularz ma sześć części i nie każda wymaga pracy w każdym przetargu. Najlepiej wczytać plik zamawiającego, bo wtedy część pierwsza i część dotycząca podstaw wykluczenia są już przygotowane zgodnie z ogłoszeniem.

Część pierwsza zawiera informacje o postępowaniu i zamawiającym. Jeśli wczytałeś plik zamawiającego, nie zmieniaj tam niczego. Część druga dotyczy wykonawcy: nazwa, adres, numer NIP, wielkość przedsiębiorstwa, informacja o osobach uprawnionych do reprezentacji oraz o tym, czy wykonawca polega na zasobach innych podmiotów lub korzysta z podwykonawców.

Część trzecia to podstawy wykluczenia, na przykład skazania za określone przestępstwa, zaległości podatkowe i składkowe czy upadłość. Odpowiadasz tam tak lub nie na każde pytanie. Odpowiedź twierdząca nie zamyka drogi do udziału, bo wykonawca może przedstawić środki naprawcze, ale wymaga opisu i dokumentów.

Część czwarta dotyczy warunków udziału: uprawnień, zdolności technicznej i zawodowej, sytuacji finansowej. Wiele postępowań pozwala wypełnić tylko ogólne oświadczenie o spełnianiu wszystkich warunków, bez opisywania każdego z osobna. Jeżeli SWZ wymaga szczegółów, na przykład wykazu robót, wpisz je dokładnie tak, jak wymaga tego ogłoszenie.

Część piąta (ograniczenie liczby kandydatów) pojawia się rzadko, głównie w trybach dwuetapowych. Część szósta to oświadczenia końcowe: wykonawca potwierdza prawdziwość danych i wskazuje, czy zamawiający może pobrać dokumenty z ogólnodostępnych baz.

Samodzielny wykonawca składa jeden JEDZ. Gdy ofertę składa konsorcjum, każdy jego członek wypełnia osobny JEDZ, a wszystkie trafiają do oferty. Tak samo wygląda to przy podmiocie, który udostępnia wykonawcy zasoby, na przykład doświadczenie albo osoby: on także składa własny formularz.

Podwykonawca, na którego zdolności wykonawca się nie powołuje, zwykle nie składa JEDZ. Wystarczy wskazać w ofercie część zamówienia, którą mu powierzysz, jeżeli SWZ tego wymaga. Zasada jest prosta: jeśli opierasz spełnienie warunku na cudzym doświadczeniu, ten podmiot musi złożyć swoje oświadczenie.

• Przy konsorcjum zadbaj, aby każdy członek podpisał swój formularz własnym podpisem.
• Przy zasobach obcych dołącz zobowiązanie podmiotu, jeśli SWZ je przewiduje.
• Sprawdź, czy zamawiający nie wymaga dodatkowych informacji o podwykonawcach w ofercie.

Najwięcej kłopotów powodują błędy formalne, a nie merytoryczne. Wykonawca ma wprawdzie prawo do uzupełnienia niektórych braków, ale nie wszystkich, i tracisz wtedy czas oraz wizerunek rzetelnego uczestnika.

• Podpis niewłaściwego rodzaju albo złożony przez osobę bez umocowania.
• Pozostawienie pola pustego, mimo że w danym wariancie wymaga odpowiedzi.
• Pomyłka w odpowiedzi tak lub nie przy podstawach wykluczenia, zwłaszcza po wczytaniu starego pliku z innego postępowania.
• Zaniżenie lub zawyżenie danych o doświadczeniu, które potem nie zgadza się z wykazem na wezwanie.
• Brak JEDZ członka konsorcjum albo podmiotu udostępniającego zasoby.

Przed wysłaniem oferty porównaj dane z JEDZ z tym, co możesz udokumentować. Zamawiający wezwie najlepszego wykonawcę o dokumenty potwierdzające i każda niezgodność wyjdzie wtedy na jaw.

Dobrze jest mieć stałą listę, którą przechodzi osoba przygotowująca ofertę. Poniższe punkty pokrywają większość pomyłek spotykanych w praktyce.

• Czy oświadczenie dotyczy właśnie tego postępowania, a nie poprzedniego?
• Czy plik został zapisany po ostatniej zmianie i podpisany po jej wprowadzeniu?
• Czy podpis jest ważny w dniu składania oferty?
• Czy każdy wymagany podmiot ma własny dokument?
• Czy skorzystałeś z możliwości wskazania baz, z których zamawiający pobierze dokumenty samodzielnie?

Jeżeli firma startuje w przetargach regularnie, warto trzymać gotowy wzór danych wykonawcy i aktualizować go po każdej zmianie w rejestrach. Skraca to przygotowanie każdej kolejnej oferty o godzinę albo dwie.

Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnym postępowaniu liczy się treść ogłoszenia i SWZ.

Po otwarciu ofert zamawiający ocenia je według kryteriów. Wykonawcę z najwyżej ocenioną ofertą wzywa do złożenia dokumentów podmiotowych, czyli tych, które JEDZ jedynie zapowiadał. Tu sprawdza się, czy oświadczenia były prawdziwe.

Jeśli dokumenty nie potwierdzają danych z oświadczenia, zamawiający wzywa do uzupełnienia albo, przy niespełnieniu warunków, wyklucza wykonawcę. Nieprawdziwa informacja przekazana z winy wykonawcy, która mogła wpłynąć na wynik, bywa samodzielną podstawą wykluczenia. Dlatego JEDZ wypełnia się tak samo rzetelnie jak kosztorys.