Trzy rodzaje wyszukiwarek przetargów
Na rynku funkcjonują trzy podejścia, a wybór między nimi ważniejszy jest niż wybór konkretnej marki. Oficjalna wyszukiwarka ogłoszeń w systemie e-Zamówienia jest kompletna dla BZP, ale to filtr: pokazuje ogłoszenia zawierające wpisane słowo lub kod CPV. Agregatory zbierają kilka źródeł w jednej liście i wysyłają alerty. Usługi z oceną dopasowania dodatkowo czytają opis zamówienia i dokumenty, a wynik układają od najtrafniejszego.
Tabela opisuje typy, nie konkretne marki. Żeby ocenić konkretną usługę, przejdź do testu poniżej.
Pięć kryteriów, które odróżniają dobrą wyszukiwarkę
Pierwsze to kompletność źródeł. Dla zamówień powyżej progów unijnych liczy się także TED, czyli unijny dziennik zamówień, a zapytania ofertowe z projektów unijnych leżą w Bazie Konkurencyjności. Usługa bez nich pokaże ułamek rynku.
Drugie to trafność. Zamawiający nazywają to samo różnie: sprzątanie jako utrzymanie czystości, meble jako wyposażenie. Dobra wyszukiwarka łączy kody CPV, słowa z opisu i województwa, a nie tylko szuka jednego hasła.
Trzecie to czas. Ogłoszenie, które trafia do Ciebie po dwóch dniach, odbiera Ci dwie doby z siedmiu na wycenę. Czwarte to wymagania: czy usługa wyciąga z SWZ wadium, termin i warunki udziału, bo ich ręczne czytanie to najdroższa część pracy. Piąte to koszt przy Twoim wolumenie, nie cena z cennika oderwana od liczby ofert.
O tym, jak dopasować usługę do zespołu i budżetu, piszemy też w tekście o wyborze monitoringu przetargów dla firmy.
Test na 20 ogłoszeniach, krok po kroku
1. Wybierz jeden tydzień sprzed kilku dni i w oficjalnej wyszukiwarce przejrzyj ogłoszenia dla swojej branży. Zapisz, które realnie byś złożył.
2. Załóż w testowanej usłudze profil z tą samą branżą i województwami.
3. Porównaj listy. Policz, ile ogłoszeń z Twojej listy usługa pokazała (trafność przeszukiwania) i ile pozycji z jej listy odrzuciłbyś bez czytania (szum).
4. Otwórz pięć ogłoszeń i sprawdź, czy wymagania, wadium i termin zgadzają się z dokumentem. Ostateczną podstawą zawsze jest ogłoszenie i SWZ.
5. Zmierz czas od publikacji ogłoszenia do jego pojawienia się w usłudze.
Wynik dobrej usługi to wysoki odsetek Twoich ogłoszeń na liście i niewielka liczba pozycji do odrzucenia. Jeśli usługa gubi co trzecie ogłoszenie, nie ma sensu płacić za wygodę. Test warto powtórzyć na dwóch usługach, bo różnice widać dopiero w porównaniu. Jeśli chcesz szersze zestawienie, do testu można dołożyć na przykład Obserwuje, serwis z wyszukiwarką przetargów publicznych i alertami.
Rachunek, kiedy płatna wyszukiwarka się zwraca
Przykład z założeniami, które podmieniasz na własne liczby. Osoba od ofert przegląda ogłoszenia 45 minut dziennie, czyli około 15 godzin miesięcznie przy 20 dniach roboczych. Przy koszcie godziny pracy 80 zł to 1 200 zł miesięcznie. Jeśli usługa skraca przegląd do 10 minut dziennie, oszczędność to około 11 godzin, czyli 880 zł miesięcznie, zanim policzysz pierwszą dodatkową wygraną ofertę.
W Branzowo plan Branża kosztuje 249 zł netto miesięcznie za jeden profil branżowy, Firma 549 zł netto za trzy profile i pięć osób, a Wielobranżowy 1 290 zł netto za dziesięć profili. Przy założeniach z przykładu sam czas pracy pokrywa abonament Branża kilkukrotnie. Jeśli startujesz w jednej, dwóch ofertach rocznie, bezpłatna wyszukiwarka e-Zamówień zwykle wystarcza i abonament się nie zwróci. Szczegóły planów są w cenniku.
Jak odczytać wynik testu, przykład z liczbami
Załóżmy, że w oficjalnej wyszukiwarce wybrałeś 20 ogłoszeń, które byś złożył. Usługa A pokazała 17 z nich i 60 pozycji, więc 43 to szum. Usługa B pokazała 14 z nich i 25 pozycji, czyli 11 szumu. To liczby ilustracyjne, ale ilustrują dylemat: A gubi 3 ogłoszenia, B gubi 6, za to A zmusza do odrzucenia czterokrotnie więcej pozycji.
Policz oba koszty. Przy 20 sekundach na odrzucenie jednej pozycji 43 nietrafione ogłoszenia to ponad 14 minut dziennie, a 11 to około 4 minuty. Zgubione ogłoszenie kosztuje więcej, bo to potencjalna umowa. Dlatego najpierw ustal trafność przeszukiwania (ile Twoich ogłoszeń widzisz), a dopiero potem szum. Usługa z oceną dopasowania układa trafne pozycje na górze, więc nawet przy dłuższej liście szum nie zabiera czasu.
Najczęstsze błędy przy wyborze
Pierwszy błąd to ocena po liczbie ogłoszeń w bazie. Duża baza z niedopasowanym filtrem jest gorsza od mniejszej z dobrą oceną. Drugi to test na haśle zamiast na profilu: wpisanie jednego słowa nie pokazuje, jak usługa radzi sobie z ogłoszeniami nazwanymi inaczej. Trzeci to pominięcie pracy zespołu. Jeśli ofertę przygotowują trzy osoby, brak komentarzy i przypisań kończy się mailami i arkuszami obok narzędzia.
Czwarty błąd to wybór po cenie najtańszego planu bez sprawdzenia limitów profili, województw i użytkowników. Plan, w którym trzeba dopłacać za drugą branżę, bywa droższy od planu pozornie wyższego. Piąty to rezygnacja z testu, bo wydaje się czasochłonny, choć to godzina pracy przed zobowiązaniem na rok. Przy większych zamówieniach przydaje się też wiedza o kryteriach oceny ofert, bo po znalezieniu ogłoszenia to one decydują o wygranej.
Pytania, które warto zadać przed zakupem
- Z jakich źródeł pochodzą ogłoszenia i po jakim czasie od publikacji je widzę.
- Czy mogę zapisać kilka kodów CPV, fraz i województw w jednym profilu.
- Czy ocena dopasowania pokazuje, dlaczego ogłoszenie pasuje do mojej firmy.
- Czy wymagania z SWZ są streszczone i wskazują źródło w dokumencie.
- Ilu użytkowników obejmuje plan i jak wygląda rezygnacja.
Poproś o dostęp próbny na własnej branży. Wynik na prawdziwych ogłoszeniach mówi więcej niż lista funkcji. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.