Ile wynosi zabezpieczenie i od czego się je liczy
Zamawiający może żądać zabezpieczenia, ale nie musi. Jego wysokość nie przekracza 5 procent ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego, jeżeli cena nie jest znana z góry. W odróżnieniu od wadium zabezpieczenie liczy się więc od ceny Twojej oferty, a nie od szacunkowej wartości zamówienia.
Załóżmy, że zwycięska oferta opiewa na 1 500 000 zł brutto, a zamawiający ustalił zabezpieczenie na 5 procent. Wynosi ono 75 000 zł. Gdyby ustalił 3 procent, kwota byłaby równa 45 000 zł. Dokładną wysokość podaje SWZ razem ze wzorem umowy.
- Zabezpieczenie wnosi wykonawca, którego oferta została wybrana.
- Jego wysokość wynika z ceny oferty, a nie z wartości szacunkowej.
- Wniesienie jest warunkiem podpisania umowy, jeżeli SWZ je przewiduje.
Formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Ustawa daje wykonawcy swobodę wyboru. Zamawiający nie może ograniczyć dopuszczalnych form, więc wykonawca decyduje, co jest dla niego najtańsze.
- Pieniądz wpłacony na rachunek wskazany przez zamawiającego.
- Gwarancja bankowa albo gwarancja ubezpieczeniowa.
- Poręczenie udzielone przez uprawnione podmioty, w tym banki i instytucje wspierające przedsiębiorców.
- Poręczenie spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych.
Wpłata w pieniądzu oznacza zamrożenie gotówki na cały okres umowy i rękojmi. Gwarancja kosztuje prowizję, ale zostawia środki w firmie. Przy kontraktach wieloletnich różnica robi się duża, a w kalkulacji oferty warto uwzględnić koszt gwarancji jako element cenowy.
Jeśli zabezpieczenie wnosisz w pieniądzu, ustawa pozwala zamawiającemu, za zgodą wykonawcy, zatrzymać je z płatności za wykonane prace, w kolejnych częściach. Wymaga to zapisu w umowie.
Kiedy zamawiający zwraca zabezpieczenie
Zwrot odbywa się w dwóch etapach. Pierwszy następuje po wykonaniu zamówienia i uznaniu go przez zamawiającego za należycie wykonane. Drugi dotyczy części, którą zatrzymuje się na pokrycie roszczeń z tytułu rękojmi za wady.
- Zamawiający zwraca 70 procent zabezpieczenia w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane.
- Pozostałe do 30 procent zostaje na okres rękojmi i wraca nie później niż w 15 dni po jego upływie.
Załóżmy, że zabezpieczenie wynosiło 75 000 zł. Po odbiorze zamawiający zwraca 70 procent, czyli 52 500 zł. Zostaje 22 500 zł, czyli 30 procent, które wraca po zakończeniu rękojmi. Jeśli rękojmia trwa pięć lat, tyle czasu ta część będzie zatrzymana.
Zabezpieczenie a płynność finansowa firmy
Zabezpieczenie oddziałuje na finanse w trzech miejscach: w chwili wniesienia, w okresie realizacji i w okresie rękojmi. Gotówka zamrożona na kilka lat to koszt kapitału, który warto wliczyć w marżę.
Jeżeli używasz gwarancji, sprawdź limity w banku lub u ubezpieczyciela. Limit gwarancyjny jest wspólny dla wadiów, zabezpieczeń i gwarancji zaliczkowych, więc kilka równoległych kontraktów potrafi go szybko wykorzystać. Dobrym zwyczajem jest zestawienie miesięczne: ile gwarancji aktywnych, kiedy wygasają i ile limitu zostaje na kolejne postępowania.
- Zbierz w jednym zestawieniu wszystkie aktywne gwarancje i terminy ich wygaśnięcia.
- Dodaj prowizje do kosztów kontraktu, aby oferta była realnie opłacalna.
- Oznacz kontrakty, w których pozostałe 30 procent zostanie zatrzymane przez cały okres rękojmi.
Kiedy zamawiający może skorzystać z zabezpieczenia
Zabezpieczenie służy do pokrycia roszczeń zamawiającego wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. W praktyce chodzi o kary umowne, koszty usunięcia wad, które wykonawca odmówił usunąć, oraz szkody, za które odpowiada.
Zamawiający nie może sięgnąć po środki bez podstawy. W gwarancji powinny być wskazane warunki wypłaty, a w umowie okoliczności, w których zamawiający może zatrzymać kwotę. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy treść gwarancji, którą wystawi bank, jest zgodna z wymaganiami SWZ i czy nie rozszerza odpowiedzialności bardziej niż umowa.
Jeżeli zamawiający zatrzymuje kwotę, a Ty uważasz to za bezpodstawne, zachowaj dokumentację odbiorów, protokołów i korespondencji. Spór o zabezpieczenie jest zwykle sporem o fakty, a dokumenty rozstrzygają go lepiej niż argumenty.
Zmiana formy zabezpieczenia w trakcie umowy
Wykonawca może w trakcie realizacji zmienić formę zabezpieczenia, jeżeli ustawa na to pozwala i zamawiający wyraża zgodę zgodnie z postanowieniami umowy. Przydaje się to, gdy po kilku miesiącach gotówka jest potrzebna na bieżące roboty i warto zastąpić wpłatę gwarancją.
Podobnie przy zmianie wynagrodzenia, na przykład po waloryzacji lub aneksie zwiększającym zakres, zabezpieczenie może wymagać uzupełnienia. Sprawdź w umowie, czy zmiana ceny rodzi obowiązek podwyższenia zabezpieczenia i w jakim terminie.
- Zapytaj zamawiającego o procedurę wymiany formy.
- Zadbaj o to, aby nowa gwarancja obowiązywała od dnia zwolnienia poprzedniej.
- Pilnuj dat wygaśnięcia, bo luka między dokumentami grozi roszczeniem zamawiającego.
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zasady szczegółowe wynikają z SWZ i umowy.