Czym jest rażąco niska cena i dlaczego zamawiający pyta
Zamawiający odpowiada za to, aby umowa została wykonana, a cena znacznie poniżej rynku zwykle oznacza ryzyko nienależytego wykonania, spory albo pracę poniżej minimalnego wynagrodzenia. Jeśli cena lub koszt oferty wydaje się rażąco niska albo budzi wątpliwości, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny.
Ustawa nie podaje jednej liczby, która oznaczałaby rażąco niską cenę. Wskazuje jednak sygnał, który obliguje zamawiającego do zadania pytania: cena niższa o co najmniej 30 procent od określonych wartości odniesienia. To próg ostrzegawczy, a nie granica odrzucenia.
- Wezwanie jest obowiązkiem zamawiającego, gdy cena jest podejrzanie niska.
- Odpowiedź nie jest dobrowolna, bo brak wyjaśnień skutkuje odrzuceniem oferty.
- Ciężar wykazania, że cena jest realna, spoczywa na wykonawcy.
Jak liczyć próg 30 procent
Pierwszy punkt odniesienia to średnia arytmetyczna cen wszystkich złożonych ofert, które nie podlegają odrzuceniu. Drugi to wartość zamówienia powiększona o VAT, ustalona przed wszczęciem postępowania, ewentualnie zaktualizowana przed otwarciem ofert. Porównuje się ceny brutto.
Załóżmy, że wartość zamówienia wynosi 1 000 000 zł netto. Powiększona o 23 procent VAT daje 1 230 000 zł. Próg 30 procent poniżej tej kwoty to 861 000 zł, więc oferta z ceną niższą od tej wartości wymaga wyjaśnienia.
Teraz drugi punkt odniesienia. Załóżmy, że złożono trzy oferty: 1 100 000 zł, 1 000 000 zł i 600 000 zł brutto. Średnia to 900 000 zł. Próg 30 procent poniżej średniej wynosi 630 000 zł. Oferta za 600 000 zł jest od średniej niższa o około 33 procent, więc przekracza próg i zamawiający powinien zażądać wyjaśnień.
- Do średniej wchodzą tylko oferty, które nie podlegają odrzuceniu.
- Do porównania służą ceny brutto, zgodnie z formularzem oferty.
- Przekroczenie progu uruchamia obowiązek wezwania, ale nie przesądza o odrzuceniu.
Zamawiający może wezwać także wtedy, gdy próg nie został przekroczony, jeśli cena budzi wątpliwości, na przykład w jednej pozycji ceny jednostkowe odbiegają wyraźnie od rynku.
Co wpływa na cenę i co wyjaśniać w odpowiedzi
Wyjaśnienia dotyczą okoliczności, które realnie obniżają koszt wykonania. Ustawa wymienia czynniki, które mogą obniżać koszt, a wykonawca powinien wskazać te, które rzeczywiście występują w jego firmie, i poprzeć je dowodami.
- Oszczędność metody wykonania, na przykład dzięki własnemu sprzętowi.
- Wybrane rozwiązania techniczne albo wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania.
- Oryginalność projektu, usługi lub robót.
- Zgodność z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, w tym z minimalnym wynagrodzeniem.
- Zgodność z przepisami o ochronie środowiska.
- Ewentualna pomoc publiczna, o ile została zgodnie z prawem udzielona.
Kluczowe jest przełożenie argumentów na liczby. Zdanie o dobrych kontaktach z dostawcami nic nie znaczy bez ofert cenowych, a deklaracja o własnym sprzęcie bez zestawienia kosztu jego użycia nie przekonuje.
Jak przygotować odpowiedź na wezwanie do wyjaśnień
Zamawiający wyznacza termin na odpowiedź, zwykle krótki. Dlatego dokumenty warto gromadzić już przy przygotowaniu oferty, bo później brakuje czasu.
- Zestawienie kalkulacji: robocizna, materiały, sprzęt, narzuty.
- Oferty lub umowy z dostawcami potwierdzające ceny materiałów.
- Dowody na dysponowanie sprzętem, wraz z kosztem jego eksploatacji.
- Wyliczenie kosztu zatrudnienia z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia i składek.
- Opis organizacji pracy, który tłumaczy krótszy czas wykonania lub mniejsze zaangażowanie ludzi.
Odpowiedź ma być konkretna i dotyczyć wszystkich pozycji, o które pyta zamawiający. Jeśli wezwanie dotyczy konkretnej pozycji, odpowiedz tak, aby zamawiający mógł ją sprawdzić bez zgadywania. Opisowe stwierdzenia o doświadczeniu firmy nie zastępują kalkulacji.
Najczęstsze błędy wykonawców
Odrzucenie z powodu rażąco niskiej ceny rzadko wynika z samej niskiej kwoty. Częściej to skutek wyjaśnień, które nie niosą dowodów.
- Brak odpowiedzi w terminie albo odpowiedź ogólnikowa.
- Powoływanie się na dobrą wolę dostawców bez żadnych dokumentów.
- Kalkulacja, w której koszt pracy wychodzi poniżej minimalnej stawki.
- Pominięcie części pozycji, których dotyczyło wezwanie.
- Zmiana ceny lub zakresu oferty w wyjaśnieniach, co jest niedopuszczalne.
Jeśli zamawiający odrzuci ofertę, wykonawca ma prawo do skorzystania ze środków ochrony prawnej. Przy zamówieniach powyżej progów unijnych jest to odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, a terminy są krótkie. Dlatego decyzję o dalszych krokach podejmuj od razu po otrzymaniu informacji o odrzuceniu.
Jak wyceniać, aby uniknąć wezwania
Najlepsza obrona to wycena, którą łatwo uzasadnić. Przed złożeniem oferty porównaj swoją cenę z wartością zamówienia i oceń, czy nie schodzisz bardziej niż 30 procent poniżej niej. Jeśli tak, przygotuj uzasadnienie już teraz i trzymaj je w teczce przetargu.
Rozważ także, czy niska cena nie wynika z błędu w przedmiarze albo z pominięcia pozycji. Zbyt agresywna oferta wygrywa przetarg, ale może przynieść stratę przy realizacji. O tym, jak budować kalkulację, piszemy w poradniku o kosztorysie ofertowym.
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie liczą się zapisy SWZ i orzecznictwo.